Privacy Statement

Privacystatement, versie 3, 6-10-2020

Welkom! Goed dat je ons privacystatement leest, dat betekent namelijk dat jij privacy net zo belangrijk vindt als wij. Wij hebben met veel aandacht dit privacystatement voor je opgesteld zodat voor jou duidelijk is wat er met je gegevens gebeurt als je gebruik maakt van de Tracefy app.

Wie zijn wij? (Wie is de verantwoordelijke)

Tracefy B.V. Treubstraat 27 2288 EH Rijswijk Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66322642 Je kunt ons bellen op: +31 (0)10 3073199 Of een email sturen naar: info@tracefy.com Tracefy is een jong Nederlands bedrijf en biedt gespecialiseerde IoT oplossingen voor fietsen. Wij zijn leverancier van het GPS systeem in jouw fiets en zijn eigenaar van de Tracefy app. Door het GPS systeem en de Tracefy app kun je jouw fiets (laten) opsporen als die gestolen is mits je hier een abonnement voor hebt. Bovendien kun jij zelf in de Tracefy app realtime inzien waar de fiets is en kun je gebruik maken van andere leuke functies van de app zoals het inzien van gereden routes en afstanden. Eveneens kun je een reminder krijgen voor een onderhoudsbeurt via je fietsenmaker. Zoals je dat normaal wellicht via e-mail krijgt, gaat dat nu op basis van gebruik via de app.

Wie ben jij? (Wie is de betrokkene)

We hopen dat je dit privacystatement leest omdat je een fiets hebt aangeschaft of gebruikt, voorzien van het Tracefy GPS systeem. Daarnaast heb je via ons een abonnement voor de connectiviteit van jouw GPS tracker met of zonder opsporing via G4S, Tintamar of FRIS afgesloten. Dit privacystatement gaat over jouw persoonsgegevens. Voor het gemak gebruiken we in dit privacystatement (ook) het woord “gegevens” als we het over jouw persoonsgegevens hebben. Volgens de wet heet jij in deze situatie een “betrokkene”.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn stukjes informatie waardoor andere mensen kunnen zien of begrijpen dat het over jou gaat. Wij zijn leverancier van het GPS systeem in jouw fiets. Door middel van GPS kan een locatie worden bepaald. Om de locatie van jouw fiets te kunnen bepalen en jouw fiets bij diefstal te kunnen (laten) opsporen, vragen wij jou om diverse persoonsgegevens, zoals jouw naam, adres en telefoonnummer, in de Tracefy app in te voeren. Als ontvanger van die gegevens, weten wij dat jij de gegevens in de Tracefy app hebt ingevuld en een fiets met GPS systeem of een GPS systeem voor jouw fiets hebt aangeschaft of gebruikt. Door de invoering van jouw gegevens in de Tracefy App, krijgen wij dus informatie over jou. In dit privacystatement leggen we je uit welke informatie dit is en wat we ermee doen.

Welke gegevens verzamelen wij?

Als je onze app installeert en fietst, dan verzamelen wij gegevens over jou. Al deze gegevens zijn nodig om jouw fiets te kunnen lokaliseren en bij diefstal te kunnen opsporen. Als de fiets wordt gestolen, moeten we er namelijk voor kunnen zorgen dat de fiets weer bij jou terug wordt gebracht als je ook een abonnement op opsporing hebt. Daar hebben wij dus ook jouw gegevens voor nodig. Wij vragen de volgende gegevens van je waarbij we de gegevens met een * echt nodig hebben zodat jij goed gebruik kunt maken van het Tracefy GPS systeem en jouw fiets bij diefstal kan worden opgespoord. de heer / mevrouw Voornaam en achternaam * Gender Geboortedatum Adres * Postcode* Stad * Land * Telefoonnummer * E-mail adres * Fiets naam * Verzekeraar Polisnummer Als je deze gegevens niet wilt invullen kun je helaas geen gebruik maken van het GPS systeem in jouw fiets en de bijbehorende app. Zoals jij een app hebt om de locatie van je fiets en gereden routes te kunnen zien, zo hebben wij een dashboard ontwikkeld waarop al jouw gegevens, de locatie en gereden routes van alle fietsen met een Tracefy GPS systeem te zien zijn. Als je fiets gestolen wordt kunnen wij de fiets track en tracen en zien waar de fiets is. Daarnaast kunnen wij alle gereden routes inzien en de statistieken bekijken zoals gemiddelde aantal km’s per trip, stop en start locaties, gemiddelde duur van een trip etc. We wijzen je er op dat met gebruikmaking van onze app je mobiele toestel zelf ook gegevens met ons kan uitwisselen. Via je browserinstellingen of je instellingen op je mobiele toestel (je telefoon of tablet) kun je zelf bepalen welke gegevens met ons worden gedeeld. Verder is van belang te vermelden is dat Tracefy niet de losse locatie van de smartphone verzamelt. Indien toestemming wordt gegeven dat de app de locatie van de smartphone kan ophalen, wordt de locatie wel weergeven op de kaart in de app, maar wordt de locatie niet opgeslagen op het dashboard van Tracefy. De locatie verwerking van de smartphone op de kaart in de app is immers een lokale verwerking op de smartphone en geen verwerking in het dashboard van Tracefy. Tracefy kan dus alleen de locatie en gereden routes van fietsen zien, niet jouw persoonlijke smartphone locatiegegevens.

Wat doen wij met je gegevens? (de doeleinden van de verwerking)

We verzamelen je gegevens niet zomaar. We verzamelen de gegevens om er het volgende mee te doen:

1. Ervoor te zorgen dat jij alle functies kunt gebruiken in de app

Voor verschillende functies in de app is het nodig om gegevens te verwerken en te bewaren.
Zo kun jij in de app gereden routes en afstanden zien. Ook is er de functie om een reminder te krijgen voor een onderhoudsbeurt.

2. Jouw fiets te kunnen opsporen

Als jouw fiets wordt gestolen, meld je de fiets aan als gestolen in de app. Hiermee activeer je de opsporingsdienst van Fris. Fris spoort jouw fiets vervolgens op en brengt de fiets bij het terugvinden ervan terug naar jouw fietsenwinkel (- en stelt mogelijk jou persoonlijk hiervan op de hoogte). Voor deze handelingen is het nodig jouw gegevens te verwerken en te bewaren.

3.Inzage anonieme gebruikersprofielen en heatmaps

Op basis van jouw fietsgebruik en dat van andere fietsers, maken wij analyses en anonieme gebruikersprofielen. Fabrikanten, dealers en (of) verhuurders van fietsen kunnen op ons online dashboard die anonieme gebruikersprofielen inzien. Bovendien kunnen zij op ons online dashboard heatmaps (veel bezochte routes) inzien. Op basis van die anonieme gegevens en heatmaps, kunnen dealers en (of) verhuurders van fietsen bijvoorbeeld productverbeteringen voor hun fietsen aanbrengen.
Belangrijk te benadrukken is dat uitsluitend anonieme gegevens worden gedeeld met dealers en (of) verhuurders van fietsen. Zij kunnen geen data inzien van een enkele fiets, een gebruiker en (of) een locatie. Slechts vanaf een minimum van 10 fietsen, kunnen anonieme gegevens worden ingezien. Dit geldt ook voor heatmaps: bij minimaal 10 fietsen kan een heatmap van veel gereden routes (dus minimaal 10 fietsers) worden ingezien. De anonieme gegevens kunnen dus niet herleid worden naar jou.

4. Ervoor te zorgen dat op jouw mobiele toestel ook jouw app met jouw gegevens zichtbaar zijn en blijven

Als je opnieuw de app opent dan is het natuurlijk fijn als je niet nog een keer je gegevens moet invullen.

5. Analyses uit te voeren om inzicht te verkrijgen in het gebruik van de app

We zijn natuurlijk nieuwsgierig of de app makkelijk en leuk is om te gebruiken. Daarom gebruiken we je gegevens (vanzelfsprekend niet voor commerciële doeleinden) en kunnen wij via ons eigen dashboard zien hoe vaak de app wordt gebruikt, op welke tijdstippen, op welke locaties en hoe lang. Ook kunnen we via het dashboard volgen of de app problemen geeft en hoe vaak die problemen zich voor doen.

Wat zijn de grondslagen voor het gebruik van je gegevens? (de grondslagen)

Wij mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Wij gebruiken jouw gegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

– Uitvoering van een overeenkomst met jou.

Wij hebben met jou een abonnement afgesloten voor de SIM connectiviteit van de GPS tracker en mogelijk ook om jouw fiets op te (laten) sporen bij diefstel.

– Op basis van jouw toestemming.

Wij vragen jouw uitdrukkelijke toestemming voor het gebruik van jouw locatiegegevens. Locatiegegevens zijn gevoelige gegevens. Aangezien wij jouw locatiegegevens gebruiken, vragen wij in de app specifiek om jouw toestemming om locatiegegevens te mogen delen. Als je geen toestemming geeft voor het gebruik van jouw locatiegegevens in de app of deze intrekt dan kunnen wij wel jouw fiets tracken, maar kan jij niet de routes zien en kunnen we jouw fiets bij diefstal niet laten opsporen.

Eveneens vragen wij specifiek jouw toestemming voor het zenden van notificaties voor een onderhoudsbeurt van jouw fiets. Indien jij geen toestemming geeft voor het zenden van notificaties of deze toestemming intrekt, krijg jij geen reminders voor een onderhoudsbeurt van jouw fiets.

Als je overigens toestemming geeft, dan betekent dit ook dat je je toestemming weer mag intrekken. Wij zullen dan stoppen met het gebruik van je gegevens.

– Op basis van een gerechtvaardigd belang.

Om (i) ervoor te zorgen dat jij alle functies kunt gebruiken in de app; (ii) jouw fiets te kunnen opsporen; (iii) inzage te verstrekken in anonieme gebruikersprofielen en heatmaps; (iv) ervoor te zorgen dat op jouw mobiel de app zichtbaar blijft; en (v) analyses uit te voeren op het gebruik van de app (zoals hiervoor omschreven), is het noodzakelijk jouw persoonsgegevens te verwerken. Anders kunnen wij deze doelen niet verwezenlijken. Wij houden daarbij rekening met jouw privacybelang door alle nodige beveiligingsmaatregelen te treffen (die hieronder staan omschreven). Op die manier wordt heel zorgvuldig en op een veilige manier met jouw gegevens omgegaan.

Heb je vragen of opmerkingen over ons gebruik van je gegevens?

Jij hebt zelf invloed op wat wij met je gegevens mogen doen. Jij hebt namelijk de navolgende rechten:

i) het recht om te verzoeken of gegevens over jou worden verwerkt, en, zo ja, om daarin inzage te krijgen;
ii) het recht om rectificatie en wissing van die gegevens te verzoeken. Dit kan je overigens voor een groot deel zelf beheren via je profiel en instellingen van je browser of mobiele toestel;
iii) het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of om beperking van de verwerking te vragen;
iv) het recht om toestemming voor de verwerking in te trekken, indien de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming;
v) het recht op ontvangst of afgifte van jouw gegevens, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm;
vi) afhankelijk van het land waar jij woont, het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder die toeziet op de naleving van de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

We horen graag van je als je bepaalde rechten wilt uitoefenen. Je kan ons op de hierboven gemelde contactgegevens bereiken.

De rechten zijn overigens niet absoluut; zij zijn niet onder alle omstandigheden van toepassing en de toepasselijke regelgeving voorziet in de nodige uitzonderingen. Als we niet aan jouw verzoek tegemoet komen, leggen wij uit waarom.

Delen wij je gegevens met anderen?

Ja, we delen jouw gegevens.

Het beheer en de ondersteuning van de Tracefy App en het dashboard waarop de gegevens voor ons te zien zijn, doen wij niet helemaal zelf. We worden hierbij geholpen door twee bedrijven die daardoor automatisch, en alleen met dat doel, ook jouw gegevens verwerken. Deze bedrijven zijn Rootsteps, een partner in software ontwikkeling en Digital Ocean, een ict-bedrijf dat zorgt voor de servers hosting en backups. Deze bedrijven werken op onze instructie. Wij hebben met deze bedrijven een verwerkersovereenkomst gesloten.

Wanneer jij eveneens een abonnement hebt afgesloten voor het laten opsporen van jouw fiets bij diefstal, delen wij jouw gegevens met de opsporingsdienst Fris. Fris zal jouw fiets gaan opsporen en terugbrengen naar jouw fietsenwinkel. Bovendien kan Fris eveneens rechtstreeks contact met jou opnemen om jou op de hoogte te stellen. Wanneer de fiets niet gevonden wordt door Fris, meldt Fris dit bij jouw verzekeraar mits verzekerd. Wij hebben met Fris een overeenkomst gesloten.

Fietsproducenten of fietsverhuurbedrijven en deelfiets operators vinden het ook heel interessant om wat meer te weten over hoe de fietsen worden gebruikt. Zij kunnen op ons dashboard inzage krijgen in anonieme rit data en heatmaps. Die data en heatmaps kunnen pas worden ingezien bij een minimum aantal van 10 fietsen. Fietsproducenten en fietsverhuurbedrijven hebben geen toegang tot jouw persoonsgegeven en door het minimale aantal van 10 fietsen, zijn de anonieme gegevens ook niet te herleiden naar jou.

Omdat er ook een onderhoudsfunctie in je app zit, kunnen fietsproducenten en fietsenmakers jou notificaties sturen via de app na een bepaald aantal gereden km’s. In zo’n notificatie staat dan bijvoorbeeld dat het tijd is voor de eerste servicebeurt. De fietsenmaker stelt bijvoorbeeld van tevoren in dat iedereen die 500 km heeft gefietst, standaard een notificatie krijgt dat het tijd is voor een servicebeurt. Jij kan vervolgens zelf besluiten al dan niet een afspraak te maken met jouw fietsenmaker.
Dit kan vanzelfsprekend alleen wanneer jij hiervoor apart toestemming voor hebt gegeven. Overigens heeft de fietsenmaker geen beschikking tot jouw persoonsgegevens. Het verzenden van de notificaties gebeurt op anonieme basis.

Verder worden – uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn – jouw persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, andere partijen of personen of autoriteiten.

Persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan partijen in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Dat is Europa en nog een paar landen. Voor zover wij weten doen wij dit op dit moment niet. Volgens de wet is het prima als jouw gegevens binnen Europa worden gebruikt, maar buiten Europa niet. Dan weten wij namelijk niet zeker of jouw gegevens veilig worden gebruikt. Als wij dus jouw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte opslaan, bewaren of iets anders mee doen dan sluiten we een extra overeenkomst af met de partij die daar de gegevens bewaart of gebruikt om jouw gegevens te beschermen.

Zijn je gegevens veilig bij ons?

We vinden de beveiliging van je persoonsgegevens belangrijk. We hebben daarom passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dat betekent dat tijdens het gebruik van de app en alle functionaliteiten er altijd sprake is van een beveiligde (SSL-) verbinding, en dat we een beleid hebben waarin staat wie er wanneer bij jouw gegevens kan en waarom en dat we back-ups maken van bestanden, op tijd updates installeren en antivirusprogramma’s gebruiken. Bovendien zijn onze medewerkers gebonden aan geheimhouding, en dienen zij zich te houden aan onze instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw gegevens.

Cookies op onze website

Onze websites (http://www.findmybicycle.nl) en http://www.tracefy.com maken gebruik van cookies. Wij maken namelijk gebruik van Google Analytics, een dienst die ons inzicht biedt in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Het gaat daarbij om gebruiksstatistieken zoals het aantal verschillende bezoekers, de pagina’s die met name bezocht worden en de gemiddelde duur van een bezoek. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten om zeker te stellen dat persoonsgegevens die in het kader van Google Analytics worden verzameld, alleen worden gebruikt om ons inzicht te bieden in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Ook hebben we de instellingen van de dienst zo aangepast dat de gegevens niet mogen worden ingezet door andere Google-diensten, en dat de laatste cijfers van alle in dit kader verzamelde IP-adressen direct worden gewist om het moeilijker te maken die te herleiden tot een specifieke bezoeker.

Daarnaast gebruiken we social media plug-ins. Deze maken het mogelijk om u aan de hand van uw social media profiel te herkennen en om bepaalde gegevens (zoals uw identificatie- en contactgegevens en uw profielfoto) te importeren. Zij maken het eveneens mogelijk om social media (LinkedIn, Twitter, Facebook) ‘share’ knoppen te gebruiken. Meer informatie hieromtrent kunt u terugvinden in het Privacy beleid van uw social media diensten. Indien u geen verbinding wenst te maken met uw social media profiel, dient u zich hiervoor af te melden voordat u onze websites / web-toepassingen / mobiele applicaties gebruikt. Sommige van de cookies en social media plug- ins zijn essentieel om de websites / web-toepassingen / mobiele applicaties te laten werken, anderen dienen om u een betere, snellere en veiligere gebruikservaring te bieden.

Hoe lang gebruiken we jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens zolang als jij de gegevens beschikbaar houdt voor ons. We bewaren jouw gegevens zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verzameld. Dat is (in ieder geval) tot het moment dat jij jouw abonnement voor connectiviteit (voor het gebruik van het Tracefy GPS systeem) hebt stopgezet. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat je jouw fiets verkoopt of je gewoon geen behoefte meer hebt aan het GPS systeem. De fietsgegevens (zoals de rit data, het framenummer en het nummer van de tracker) worden in dat geval bewaard, maar zijn dan niet langer gebonden aan jou. De koppeling tussen locatie en gebruikersgegevens is dan namelijk weg. Hiervoor geldt wel dat je de app eveneens moet opzeggen. Wanneer je de app niet opzegt, maar nog steeds draaiende houdt, blijven de gegevens bewaard.

Bovendien dien je jouw app account op te zeggen.
Wanneer je zonder opzegging alleen de app verwijdert, blijft jouw account bestaan en wordt het account niet verwijderd. Wij kunnen namelijk niet zien of een app al dan niet verwijderd is. Bij verwijdering van de app en zonder opzegging van het account, worden jouw gegevens automatisch één jaar bewaard. Indien jij jouw account verwijderd wenst te hebben, raden wij derhalve aan (i) het Tracefy abonnement op te zeggen; en (ii) jouw app account op te zeggen.

Wijzigingen van dit privacystatement

Alles in het leven is veranderlijk. Ook ons privacystatement. Als we een grote wijziging aanbrengen in dit privacystatement die van belangrijke invloed is op jouw rechten of op de toestemming die je ons hebt gegeven, dan zullen wij proberen (als dat kan) om je hier persoonlijk over te informeren. Je kan in ieder geval zien aan het kenmerk en de datum van dit privacystatement of dit ook de versie is die jij eerder hebt gelezen. Privacystatement, versie 3, 6-10-2020